Coronavirus: come richiedere i contributi della Regione Lazio per Smart Working

27 Marzo 2020

smart working lazio E’ attivo il bando della Regione Lazio per le imprese e titolari di partita IVA del territorio per il passaggio al “Lavoro agile” o “Smart Working”, modalità oggi estremamente necessaria per consentire l'operatività di aziende e professionisti. Vediamo come presentare la domanda di contributo fino ad un massimo di € 22.500 con una guida ragionata ed una check list dei passi da compiere. La lettura del bando è comunque sempre consigliata.

Il bando riguarda la realizzazione di "Piani Aziendali di Smart Working - Adozione di modelli e strumenti da parte delle imprese e dei titolari di Partita IVA" ed ha dotazione finanziaria proveniente dal Fondo Sociale Europeo (FSE).

Molti lavoratori italiani sono già operativi in pseudo-Smart Working, in quanto le circostanze emergenziali hanno “obbligato” a reinventare il lavoro, senza però dare l’opportunità, o meglio il tempo, di formarsi sulle modalità operative, organizzazione aziendale e reali benefici del lavoro “agile”. Per non parlare degli strumenti tecnologici, di cui, probabilmente, non si era e non si è tuttora dotati, e ci si sta arrangiando con i mezzi già a disposizione o di uso “privato”.

Questa “rivoluzione forzata” allo Smart Working, dovuta alle circostanze di emergenza, prevede dei costi che non tutte le aziende possono permettersi, soprattutto in tempi così rapidi. La Regione quindi viene in soccorso a tutte quelle aziende/Partite IVA del territorio erogando apposito contributo. Nei paragrafi successivi spiegheremo, passo dopo passo, come richiederlo.

Il bando

Obiettivo

Il bando intende promuovere modelli innovativi di organizzazione del lavoro per incrementare la produttività aziendale e il benessere di lavoratori e lavoratrici delle imprese del Lazio e ad agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, eliminando il vincolo del luogo ove deve essere svolta la prestazione e lasciando libertà di scelta al lavoratore.

E' importante che la proposta progettuale sia coerente con la finalità primaria del bando. Deviare, significherebbe perdere punti nell’esame di valutazione della domanda.

Beneficiari del bando

Possono partecipare al bando i soggetti che esercitano attività economica, quindi imprese e titolari di Partita IVA della Regione Lazio. Non sussistono limiti relativi alla dimensione aziendale, pertanto potranno essere accolte anche proposte di grandi imprese.

Per fare richiesta di contributo le imprese devono:

essere iscritte alla Camera di Commercio competente
avere sedi operative o di esercizio ubicate nella Regione Lazio
avere almeno 1 dipendente
risultare in regola rispetto alla verifica della regolarità contributiva

Le aziende già in possesso di un piano di smart working regolamentato o del relativo accordo aziendale saranno comunque valutate ai fini della concessione del contributo.

I titolari di Partita IVA non iscritti alla Camera di Commercio possono presentare domanda di contributo solamente se hanno almeno un dipendente.

Inoltre, è consentita la presentazione di proposte di una impresa nella forma di ATI o ATS con uno o più Operatori accreditati della Formazione Professionale, a condizione che l’impresa svolga il ruolo di Capofila dell’Associazione Temporanea (mandataria) e sia il principale attore del progetto.

Destinatari

Coloro che beneficeranno effettivamente degli interventi realizzati, sono lavoratori e lavoratrici dipendenti delle imprese richiedenti il contributo. I dipendenti sono ricompresi nelle seguenti tipologie contrattuali:

contratto di lavoro di diritto privato a tempo indeterminato o a tempo determinato (in entrambi i casi sia a tempo pieno, sia a tempo parziale);
contratto di apprendistato (ai sensi del D.Lgs. 81/2015);
soci-lavoratori di cooperative (sia che partecipino o non partecipino agli utili).

Restano esclusi:

tirocinanti;
collaboratori d’impresa;
lavoratori con contratto di somministrazione;
lavoratori con contratto di lavoro intermittente;
titolari di impresa e i componenti dei Consigli di Amministrazione.

Attività ammissibili

Il bando ammette due tipologie di Azioni:

AZIONE A - Supporto all’adozione del Piano di Smart Working
- Attività preliminari all’adozione del piano di Smart Working
- Attività di formazione rivolta al personale interessato dallo Smart Working - che può essere realizzata
  - dagli stessi soggetti proponenti che si candidano per la realizzazione di attività di formazione e direttamente destinata ai propri dipendenti o
  - può essere erogata da un Organismo accreditato dalla Regione Lazio (in tal caso tale organismo si presenta in ATI/ATS con il soggetto proponente) - Ricerca ente accreditato
- Avvio e monitoraggio di un progetto pilota
AZIONE B - Supporto all’attuazione del Piano di Smart Working
- Acquisto di nuova strumentazione tecnologica, funzionale all’attuazione del piano.

L’Azione A è obbligatoria, mentre l’Azione B è facoltativa. Si potrà presentare un progetto a valere sull'Azione A, senza prevedere l’Azione B, ma non viceversa.

Risorse finanziarie e valore del contributo

L’importo complessivamente stanziato è di € 2 milioni.

Il valore del contributo è pari agli importi di seguito indicati, distinti per tipologia di azione, e varia in relazione al numero totale di dipendenti delle sedi operative/unità produttive localizzate sul territorio di Regione Lazio alla data di presentazione della domanda.

Numero di dipendenti	Importo totale del contributo	di cui: importo per Azione A - Adozione del piano	di cui: importo per Azione B - Attuazione del piano
1 dipendente	€ 2.000,00	€ 700,00	€ 1.300,00
Da 2 a 10 dipendenti	€ 7.500,00	€ 5.000,00	€ 2.500,00
Da 11 a 20 dipendenti	€ 10.500,00	€ 7.000,00	€ 3.500,00
Da 21 a 30 dipendenti	€ 15.000,00	€ 10.000,00	€ 5.000,00
Oltre i 30 dipendenti	€ 22.500,00	€ 15.000,00	€ 7.500,00

L'intensità del contributo della Regione è pari al 100% delle spese ammissibili, e comunque entro il limite massimo determinato dal numero di dipendenti dell'azienda/Partita IVA (vedi tabella).

Dalla teoria alla pratica: cosa si deve fare

1. Individuare consulenti/formatori

Sarà necessario individuare una risorsa, interna o esterna (consulente), o un Organismo accreditato di Formazione per lo svolgimento dell'Azione A, così costituita:

Attività preliminari all’adozione del piano di Smart Working. Riguardano la definizione della policy aziendale sullo smart working e delle procedure idonee a introdurre la modalità di lavoro smart. Nello specifico, si prevede:
1. analisi organizzativa e dei processi interni aziendali;
2. individuazione delle tecnologie digitali più idonee per lo smart working (es. strutturazione di processi di dematerializzazione, realizzazione di strumenti di social collaboration, utilizzo di devices, ecc.);
3. consulenza giuslavoristica per garantire il rispetto delle normative vigenti;
4. supporto per la stesura del piano di Smart Working e la redazione dell’accordo aziendale, corredato della modulistica necessaria. L’attività di ridefinizione degli spazi di lavoro aziendali (lay-out fisici) non rientra tra le voci di costo ammissibili.
Attività di formazione rivolta al personale interessato dallo Smart Working. L’attività formativa riguarda sia il management aziendale - per ciò che riguarda l’accompagnamento verso il recepimento di modelli organizzativi e di governance flessibili - sia i lavoratori e le lavoratrici che ricorrono allo smart working, operando così in assenza di vincoli orari o logistici e con l’utilizzo di differenziati strumenti tecnologici. Al personale interessato dallo Smart Working, quindi, occorre assicurare le giuste conoscenze e competenze, in ordine anche alla sicurezza in caso di infortuni e malattie professionali. Ogni azione formativa deve:
- essere dedicata esclusivamente ai dipendenti del soggetto beneficiario del contributo e non includere partecipanti di altre aziende
- prevedere un massimo di 10 partecipanti
- avere una durata minima di 16 ore

Numero di dipendenti	Numero massimo di ore di formazione ammissibile al finanziamento
Da 1 a 10 dipendenti	24
Da 11 a 20 dipendenti	32
Da 21 a 30 dipendenti	48
Oltre i 30 dipendenti	64

Avvio e monitoraggio di un progetto pilota. L’obiettivo è supportare il soggetto beneficiario dell’agevolazione nella sperimentazione del piano di smart working, anche con un numero ridotto di dipendenti o appartenenti ad una sola unità produttiva/divisione/gruppo/ direzione. L’attività di monitoraggio ha l’obiettivo di verificare l’andamento del piano di smart working progettato, valutandone l’opportunità di perfezionamento e d’implementazione a regime.

Numero di dipendenti del soggetto beneficiario	Numero minimo dipendenti da coinvolgere nel progetto pilota
Da 1 a 6 dipendenti	1
Da 7 a 10 dipendenti	2
Da 11 a 16 dipendenti	3
Oltre i 16 dipendenti	n. calcolato percentuale del 20% con arrotondamento con eccesso all’unità successiva

L'attività formativa può essere garantita anche ricorrendo a modalità FAD (Formazione a distanza).

Il consulente/formatore, dunque, dovrà essere in grado di:

definire il modello organizzativo con parametri ed obiettivi per misurare la produttività dei dipendenti
redigere il progetto formativo
erogare la formazione ai dipendenti

2. Definire il preventivo per le attività formative (Azione A)

Una volta individuato il soggetto formatore, sarà necessario definire il preventivo per le attività formative che si intendono realizzare con il contributo della Regione, facendo attenzione alle voci di costo ammissibili:

Risorse umane interne (ad esempio, docenti, codocenti, tutor, personale amministrativo e ausiliario, progettista)
Risorse umane esterne (ad esempio, docenti, codocenti, tutor, personale amministrativo e ausiliario, progettista)

3. Premunirsi del preventivo per l'acquisto degli strumenti tecnologici (Azione B)

Per procedere alla richiesta di contributo alla Regione Lazio, sarà necessario premunirsi del preventivo per l'acquisto di strumenti tecnologici (Azione B). Si ricorda che quest'azione non è obbligatoria, ciò significa che i soggetti proponenti non sono vincolati all'acquisto di nuova tecnologia. In tal caso, basterà non inserire il preventivo nella domanda di contributo.

Vista l’urgenza per le imprese di porre in atto gli investimenti necessari in tempi rapidi, si intendono ammissibili gli acquisti di strumentazione hardware e software avvenuti anche precedentemente all’approvazione dei progetti di cui al bando, purchè successivi all’emanazione del primo Decreto della Presidenza del Consiglio recante misure per affrontare l’emergenza epidemiologica da COVID-19.

Le spese ammissibili dovranno essere inerenti esclusivamente alle seguenti voci:

Componenti hardware, nello specifico:
- Notebook (i.e. computer portatile)
- Smartphone
- Accessori
Componenti software funzionali allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità smart working

4. Compilare la modulistica

Il bando è accompagnato da una serie di allegati che sono essenziali per l’invio della domanda di contributo, e sono consultabili al seguente link.

Allegato A - Modelli. L’allegato contiene tutte i documenti inerenti la parte “amministrativa” per la partecipazione al bando, quindi:
- Modello 01 - Domanda di ammissione al finanziamento
- Modello 02 a - Dichiarazione (ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 28/12/2000, n. 445), che deve essere compilata e sottoscritta dal Legale rappresentante del Proponente singolo o del Capofila (Mandatario) dell’ ATI/ATS costituita o costituenda
- Modello 02 b - Dichiarazione (ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 28/12/2000, n. 445), da compilare solo nel caso di ATI/ATS, dal Componente (Mandante) dell’ATI/ATS (replicare il modello per ogni Componente)
- Modello 03 + All. I e II - Dichiarazione aiuti de minimis, cioè se l’impresa/P.IVA ha ricevuto o meno, nell’esercizio finanziario corrente e nei due esercizi finanziari precedenti, aiuti “de minimis”. Nel caso li avesse ricevuti, si dovrà dichiarare a quanto ammontano e per quali interventi
- Modello 04 - Dichiarazione d’intenti per la costituzione di ATI/ATS. Il modulo dovrà essere compilato solo nel caso in cui avessi deciso di partecipare al bando in ATI/ATS con un Organismo di Formazione accreditato.

Allegato B - Atto unilaterale di impegno. Con questo modulo il soggetto proponente, s'impegnerà a rispettare quanto delineato nel progetto presentato, nei tempi e modalità richiesti.

Allegato C - Formulario per la presentazione della proposta progettuale. In questa sezione è richiesto di inserire le informazioni relative all'idea progettuale:
- Titolo. Il titolo non deve essere né troppo lungo né troppo breve e deve contenere le parole chiave che caratterizzeranno il progetto. La persona che valuterà la domanda, dovrà capire di cosa si occupa l'azienda proponente e cosa sta chiedendo.
- Descrizione generale dell’intervento. Si deve descrivere in poche righe in cosa consiste la proposta progettuale, gli obiettivi e benefici per l'azienda.
- Articolazione dell’intervento:
  - Azione A
    - Attività realizzabili indicando gli obiettivi prefissati
    - Modalità formative da realizzare, il numero dei dipendenti coinvolti e articolazione dei moduli formativi
    - Obiettivi dell’eventuale progetto pilota
  - Azione B
    - Caratteristiche della nuova strumentazione tecnologica necessaria
- Coerenza esterna. In questa sezione si dovranno evidenziare i fabbisogni dell’azienda, in particolare dei dipendenti coinvolti, e la coerenza delle Azioni realizzabili rispetto alla finalità del bando e del Programma Operativo.
- Innovatività. Il progetto dovrà avere carattere innovativo rispetto all'attività quotidiana dell'azienda. Bisognerà descrivere quali sono la metodologia, gli approcci e l’organizzazione per l’efficacia nella realizzazione delle attività.
- Soggetti coinvolti. Il progetto prevede il coinvolgimento di microimprese e/o PMI? Se sì, si dovrà raccontare la loro mission e il perchè del loro inserimento nella proposta.
- Priorità. Il bando richiede che il progetto ammesso a contributo rispetti il principio di pari opportunità. Nel caso ci si dovesse trovare nella situazione di dover selezionare solo una parte dei dipendenti per l’attuazione, in via sperimentale, del Piano di Smart Working, sarà necessario tenere conto di questo requisito. Nella compilazione di questa sezione, bisognerà spiegare, dunque, il criterio che ha guidato alla selezione dei dipendenti, descrivendo le caratteristiche del progetto per garantire pari opportunità tra donne e uomini, favorendo destinatari che presentano maggiori condizioni di svantaggio e destinatari che presentano maggiori fragilità e sono a rischio di marginalità economica e sociale (ad esempio, persone con disabilità, persone appartenenti a famiglie monoreddito, con figli a carico, ecc.).

Allegato D - Scheda finanziaria. Si tratta di una tabella pre-impostata dalla Regione Lazio, una sorta di preventivo spese, da compilare inserendo le voci richieste. Si ricorda che le voci di costo ammissibili sono:
- Risorse umane interne (Azione A)
- Risorse umane esterne (Azione A)
- Acquisto strumenti tecnologici (Azione B)

In riferimento alle risorse umane coinvolte nella realizzazione dell’Intervento, sarà necessario indicare i parametri di costo (h/uomo o g/uomo) e fornire i loro Curriculum Vitae.

In caso di ATI/ATS, sarà necessario indicare la suddivisione finanziaria tra i diversi soggetti componenti.

Allegato E - Motivi di esclusione. E’ un elenco dei motivi per i quali i progetti saranno esclusi.
Allegato F - Modello informativa privacy.
Allegato G - Prospetto di calcolo del costo orario ex ante delle risorse coinvolte.
Allegato H - Nota esplicativa, circa l’adozione del tasso forfettario fino al 40% delle spese dirette di personale ammissibili, per “coprire i restanti costi ammissibili di un'operazione”.

5. Verificare contenuti domanda e completezza documentazione

Per agevolare il lavoro di controllo al seguente link trovi una check list.

6. Inviare la richiesta di contributo

Al portale della Regione Lazio dedicato, SIGEM nella sezione FSE (Fondo Sociale Europeo). La Regione ha messo a disposizione un manuale per nuovi utenti che può tornare utile nella fase di application. Di seguito il link al manuale.

Il bando è aperto a partire dalle 9.30 del 12 marzo 2020 fino a esaurimento delle risorse disponibili. Prima si invia la proposta progettuale, più si hanno possibilità di ottenere il contributo.

Aggiornamento progetti ammessi e risorse residue

Aggiornamento del 25 marzo 2020

Alla data del 25 marzo 2020, sono 19 i progetti ammessi a contributo a fronte di 33 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 115.633,40, pari al 5.78% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento del 27 marzo 2020

Alla data del 27 marzo 2020, sono 31 i progetti ammessi a contributo a fronte di 51 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 189.065,94, pari al 9.45% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento del 3 aprile 2020

Alla data del 3 aprile 2020, sono 87 i progetti ammessi a contributo a fronte di 120 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 584.527,63, pari al 29.23% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento del 6 aprile 2020

Alla data del 6 aprile 2020, sono 189 i progetti ammessi a contributo a fronte di 236 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 1.245.265,68, pari al 62.26% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento dell'8 aprile 2020

Alla data dell'8 aprile 2020, sono 257 i progetti ammessi a contributo a fronte di 313 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 1.623.858,16, pari all' 81.19% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento del 10 aprile 2020

Alla data del 10 aprile 2020, sono 273 i progetti ammessi a contributo a fronte di 335 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 1.753.808,30, pari all' 87.69% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento del 20 aprile 2020

Alla data del 20 aprile 2020, sono 314 i progetti ammessi a contributo a fronte di 393 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 2.000.330,40, pari a più del 100% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento del 18 maggio 2020

In data 18 maggio 2020, sono state integrate le risorse disponibili a valere sul bando in oggetto. Le risorse complessive ammontano ad € 8 milioni. I contributi concessi sino ad ora sono pari a € 2.000.330,40, il 25% delle risorse complessivamente stanziate.

Aggiornamento del 21 maggio 2020

Alla data del 21 maggio 2020, sono 455 i progetti ammessi a contributo a fronte di 560 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 2.939.892,24‬, pari al 36,75% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento dell'8 giugno 2020

Alla data dell'8 giugno 2020, sono 710 i progetti ammessi a contributo a fronte di 831 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 4.635.302,68‬‬, pari al 57.94% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Aggiornamento del 23 giugno 2020

Alla data del 23 giugno 2020, sono 1256 i progetti ammessi a contributo a fronte di 1448 proposte progettuali presentate. Le risorse concesse fino ad ora ammontano a € 7.968.018,23‬‬‬, pari al 99,6% delle risorse complessivamente stanziate a valere sul bando.

Photo credit: Andrea Piacquadio